Przedawnione, niepotrzebne dokumenty zalegają w archiwum niejednej firmy. Przechowywanie ich nie jest bezpieczne ze względu na ryzyko wycieku danych, dlatego należy zniszczyć je bez zbędnej zwłoki. Jak to zrobić?
Dlaczego warto na bieżąco niszczyć dokumenty?
Regularne niszczenie dokumentów redukuje ryzyko wycieku zawartych w nich danych. Warto wspomnieć, że do bezzwłocznego pozbycia się zbędnej dokumentacji nawołuje RODO, jednak rozwiązania zawarte w tym akcie prawnym można przenieść na grunt dokumentów, które zawierają także inne dane chronione prawnie. Pamiętajmy, że wyciek informacji wiąże się z odpowiedzialnością finansową lub nawet karną. Bieżąca utylizacja zbędnych dokumentów nie jest więc wymysłem, a jej jedynym powodem nie jest chęć utrzymania porządku w archiwum.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?
Bezpieczne niszczenie dokumentów to złożona procedura. Wszelkie standardy trzeba zachować już na etapie przechowywania nośników danych, które mają zostać poddane utylizacji. Nie mogą znajdować się w łatwo dostępnym miejscu. Kolejnym aspektem jest transport dokumentów do miejsca docelowego – najczęściej jest to siedziba firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentów. Alternatywnym rozwiązaniem jest mobilne niszczenie dokumentów, dzięki któremu unikamy problemów związanych z transportem. Więcej na temat usług świadczonych przez firmę zewnętrzną można dowiedzieć się na stronie https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. Pamiętajmy, że o bezpiecznym niszczeniu możemy mówić wtedy, gdy po zakończeniu całej procedury odtworzenie zawartych w nich danych nie będzie możliwe.
Pozbądź się dokumentów zalegających w archiwum
Jeśli dopiero teraz zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważne jest regularne niszczenie dokumentów, zapewne w archiwum firmowym zalega ich sporo. Dlatego warto pozbyć się ich jak najszybciej, dbając tym samym o ochronę informacji. Masowe niszczenie dokumentów to jedna z usług firm specjalizujących się w utylizacji, z której warto skorzystać w przypadku przepełnionego archiwum. Korzystanie z usług zewnętrznych to:
- brak konieczności zakupu specjalistycznego sprzętu,
- możliwość czerpania z wiedzy specjalistów,
- sposób na porządek w archiwum,
- pewność, że cała procedura odbywa się zgodnie z przepisami.
Rozwiązania na kolejne lata
Niszczenie zbędnych dokumentów rozwiązuje pewne problemy, ale nie stanowi remedium na zaburzenia w procedowaniu dokumentacji firmowej. Ważne jest więc wypracowanie procedur, zgodnie z którymi będzie ona utylizowana na bieżąco. W tym przypadku ponownie warto zdać się na wiedzę i doświadczenie specjalistów, którzy dostosowują procesy do specyfiki działalności firmy i jej potrzeb. Problematyka niszczenia dokumentów jest złożona, a zarazem dotyczy każdego przedsiębiorstwa. To sprawia, że nie sposób mówić o jednolitych standardach i procedurach – zawsze trzeba umiejętnie dopasować je do firmy, mając na uwadze obowiązujące przepisy. Mowa nie tylko o RODO, ale również innych ustawach i normach międzynarodowych.
